1. Teammitglieder einladen

1. Anmelden
   Melden Sie sich in Ihrem Callana-Account an.

2. Navigieren
   Wechseln Sie zu Einstellungen → Team & Benutzer.

3. Einladung starten
   Klicken Sie auf „Teammitglieder einladen“.

4. E-Mail-Adressen eingeben
   Tragen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein.

5. Rolle zuweisen
   Wählen Sie für jede Adresse eine Rolle (z. B. Admin, Manager, Mitarbeiter, Gast).

6. Einladungen versenden
   Klicken Sie auf „Einladungen senden“. Die Empfänger erhalten automatisch eine Einladung per E-Mail.

Tipp: Sie können Einladungen jederzeit widerrufen oder erneut verschicken.

2. Onboarding neuer Benutzer

Nach dem Klick auf den Einladungslink durchlaufen neue Nutzer:

1. Registrierung
   Passwort setzen und E-Mail bestätigen.

2. Profil vervollständigen
   Anzeige­name, Avatar und Zeitzone festlegen.

3. Rollenübernahme
   Die zugewiesene Rolle (z. B. Manager) und die damit verbundenen Berechtigungen werden automatisch aktiviert.

3. Rollen & Zugriffsrechte

Callana bietet bereits vier Standardrollen mit vordefinierten Berechtigungen. Alternativ können Sie eigene Rollen anlegen und granular konfigurieren.

RolleBerechtigungenAdministratorVollzugriff auf alle Einstellungen, Benutzer und AbrechnungenManagerVerwaltung von Projekten, Teams, Reports und IntegrationenMitarbeiterErstellen/Bearbeiten eigener Tasks, Einsicht in Team-DashboardsGastLesezugriff auf freigegebene Aufgaben und Berichte

Eigene Rollen definieren

1. Rollenverwaltung öffnen
   Unter Einstellungen → Team & Benutzer → Rollen.

2. Rolle anlegen/bearbeiten
   Legen Sie Lese-, Schreib- und Administrationsrechte pro Modul (Telefonie, Analytics, Integrationen, API) fest.

3. Speichern
   Neue Rollen stehen sofort bei Einladungen zur Auswahl.

4. Teams & Abteilungsstruktur

1. Teams anlegen
   Über Neu → Team erstellen Sie z. B. „Support“, „Sales“ oder „Entwicklung“.

2. Mitglieder zuordnen
   Ordnen Sie Benutzer per Drag-&-Drop einem oder mehreren Teams zu.

3. Unterteams
   Bilden Sie bei Bedarf Hierarchien (z. B. „Support → Level 1 / Level 2“) für feingliedrige Strukturen.

5. Projektspezifische Zugriffsrechte

• Projekt-Scoped Permissions
  Weisen Sie Teams oder Rollen explizit Lese- oder Schreibrechte für einzelne Projekte oder Aufgaben zu.

• Datenmaskierung
  Schützen Sie sensible Felder, indem Sie sie für nicht-autorisierte Rollen anonymisieren.

• Audit-Logs
  Protokollieren Sie alle Benutzeraktionen (Logins, Änderungen, API-Aufrufe) revisionssicher.

6. Aufgabenverwaltung & Rechte

1. Task anlegen
   Berechtigte Rollen (Manager, Mitarbeiter) können neue Aufgaben erstellen, beschreiben, priorisieren und Kollegen zuweisen.

2. Task bearbeiten
   Rechte:

   • Mitarbeiter sehen und bearbeiten nur eigene oder freigegebene Tasks.

   • Manager und Admin dürfen alle Tasks bearbeiten und verschieben.

3. Task-Archivierung & Löschung
   Nur Administratoren können abgeschlossene Tasks archivieren oder löschen.

7. Automatisierte Einladungen per API (Optional)

POST /api/organization/invitations
Content-Type: application/json
Authorization: Bearer <DEIN_API_TOKEN>

{
  "emails": ["name1@firma.de","name2@firma.de"]

Antwort: HTTP 202 Accepted mit einer Bestätigungsliste der versendeten Einladungen.

Mit dieser umfangreichen Benutzer- und Teamverwaltung richten Sie Ihre Organisation flexibel und sicher in Callana ein, steuern Zugriffe präzise und fördern die effiziente Zusammenarbeit Ihrer Teams.