1. Prinzip des modularen Prompting

Anstelle eines unhandlichen Freitext-Prompts setzen Sie im Dashboard auf klar definierte Formularelemente. Jedes Feld steuert einen spezifischen Parameter des Systemprompts:

• Begrüßung: Freundliche Einführung

• Aufgabenbeschreibung: Kernziel der Interaktion

• Zusätzliche Hinweise: Kontext und Spezialfälle

• Ton & Stil: Corporate Voice & Messaging

• Eskalationsregel: Kriterien für Übergaben an den Support

• FAQ-Liste: Vordefinierte Fragen und Antworten für Standardanfragen

• Limitierungen: Maximale Gesprächsdauer oder Token-Limits

• Personalisierte Ansprache: Automatische Verwendung von Kundennamen aus dem Firmenadressbuch

• Weiterleitung an Mitarbeiter: Auswahl aus dem internen Firmenkontaktebuch

• Fallback-Nachricht: Standardtext, wenn der Agent die Frage nicht versteht

• Mehrsprachigkeit: Automatische Umschaltung anhand der Spracheingabe

• Stimmungsanalyse: Eskalation bei negativer Stimmungserkennung

• Geschäftszeiten-Handling: Automatische Ansage außerhalb der Servicezeiten

• Datenschutz-Hinweis: Einblendung rechtlicher Pflichtinformationen

• Logging & Analytics: Aktivierung von Gesprächs- und Performance-Tags

Diese modularen Eingaben werden zu einem konsistenten, unternehmensweiten Systemprompt kombiniert.

2. Workflow im Dashboard

1. Agentenkonfiguration öffnen
   Navigieren Sie zu Telefonie → Agenten, wählen Sie Ihren Agenten und klicken Sie auf Bearbeiten.

2. Tab „KI‑Konfiguration“
   Im Reiter „Aufgaben & Prompts“ finden Sie die Lückentext‑Eingabemaske mit allen erweiterten Optionen.

3. Felder ausfüllen

   • Begrüßung (erforderlich)
     Kurzer, einladender Einstieg, z. B. „Guten Tag, willkommen bei [Ihr Unternehmen].“

   • Aufgabenbeschreibung (erforderlich)
     Klare Zielvorgabe in einem Satz, z. B. „Ermittle anhand der Bestellnummer den aktuellen Versandstatus.“

   • Zusätzliche Hinweise (optional)
     Wichtige Sonderbedingungen, z. B. „Berücksichtigen Sie Expresslieferungen und informieren Sie über Lieferverzögerungen.“

   • Ton & Stil (optional)
     Corporate-Standards:

     • Professionell‑formell

     • Freundlich‑kundenorientiert

     • Locker‑innovativ

   • FAQ-Liste (optional)
     Wählen Sie vordefinierte FAQs für Standardanfragen aus oder fügen Sie eigene Einträge hinzu.

   • Limitierungen (optional)
     Setzen Sie maximale Gesprächsdauer (z. B. 5 Minunten) oder Token-Limits für Antworten fest.

   • Personalisierte Ansprache (optional)
     Aktivieren Sie die Verwendung von Kundennamen aus dem Firmenadressbuch.

   • Weiterleitung an Mitarbeiter (optional)
     Definieren Sie bei Bedarf Ansprechpartner aus dem internen Kontaktverzeichnis.

   • Fallback-Nachricht (optional)
     Legen Sie einen Standardtext fest, wenn das Thema nicht erkannt wird.

   • Mehrsprachigkeit (optional)
     Aktivieren Sie automatische Spracherkennung und Switch von Antwortsprache.

   • Stimmungsanalyse (optional)
     Eskalation an den Live-Support bei negativer Stimmung.

   • Geschäftszeiten-Handling (optional)
     Hinterlegen Sie individuelle Ansagen außerhalb der Servicezeiten.

   • Datenschutz-Hinweis (optional)
     Fügen Sie gesetzlich notwendige Datenschutzhinweise hinzu.

   • Logging & Analytics (optional)
     Aktivieren Sie Tags für Gesprächsdauer, Downtime und KPI-Metriken.

4. Prompt‑Vorschau
   Über Prompt-Vorschau wird der vollständige Systemtext generiert. Prüfen Sie Inhalt und Stil anhand eines Testanrufs in der integrierten Sandbox.

5. Speichern & Aktivieren
   Mit Speichern übertragen Sie den neuen Prompt live in Ihren Callana‑Agenten.

3. Beispielkonfiguration

Generierter Systemprompt (Preview):

„Herzlich willkommen bei [Ihr Unternehmen]. Wie kann ich Sie heute unterstützen? Erklären Sie dem Kunden den Ablauf einer Retoure und nennen Sie die geltenden Fristen. Weisen Sie auf die kostenfreie Rücksendung und den Versandlabel‑Download hin. Antworten Sie freundlich‑kundenorientiert. Mögliche Fragen: Rücksendung, Versanddauer, Kostenfreiheit. Beachten Sie Maximaldauer von 7 Minuten und Token-Limit von 300. Verwenden Sie den Kundennamen aus dem Adressbuch. Bei komplexen Fragen leiten Sie an das Support-Team Sales bzw. Teamleiter weiter. Entschuldigung, dazu kann ich Ihnen gerade keine Auskunft geben. Schalten Sie je nach Eingabesprache zwischen Deutsch und Englisch um. Leiten Sie bei negativer Stimmung an Live-Support weiter. Außerhalb unserer Geschäftszeiten (9–17 Uhr) Ansage „Unsere Hotline ist derzeit nicht besetzt.“. Datenschutzhinweis: Ihre Daten werden streng vertraulich behandelt. Taggen Sie Gespräch mit „retoure“ und messe KPI „erste Antwortzeit“.

4. Best Practices

• Klarheit: Formulieren Sie Aufgabenbeschreibung und Hinweise präzise.

• Konsistenz: Nutzen Sie unternehmensweite Vorlagen für Ton und Stil.

• Test & Optimierung: Validieren Sie Prompts in der Sandbox und passen Sie Felder iterativ an.

• Dokumentation: Pflegen Sie eine Prompt‑Bibliothek für wiederkehrende Szenarien.

Mit dieser erweiterten, modularen Prompt-Erstellung stellen Sie sicher, dass Ihre Callana‑Agenten konsistente, konforme und effiziente Kundengespräche führen – vollständig konfiguriert über das Dashboard, ohne Entwicklungsaufwand.