1. Neue Diskussion anlegen

1. Anmelden
   Melden Sie sich in Ihrem Callana-Account an.

2. Bereich „Diskussionen“ öffnen
   Navigieren Sie zu Team → Diskussionen im Hauptmenü.

3. „+ Neue Diskussion“ klicken
   Klicken Sie auf „+ Neue Diskussion“, um das Erfassungsformular zu öffnen.

4. Titel vergeben
   Geben Sie einen prägnanten Titel ein, z. B.

   „Review: Gesprächsleitfaden für Retoure-Agent“

5. Beschreibung & Kontext
   Formulieren Sie eine kurze Einleitung und fügen Sie relevante Hintergrund­informationen hinzu (z. B. Link zum aktuellen Prompt, KPI-Daten, Transkript­auszug).

6. Tags & Kategorien
   Wählen Sie passende Tags aus, z. B.

   • #Prompt-Review

   • #Eskalation

   • #Qualitätssicherung

7. Teilnehmer hinzufügen
   Laden Sie gezielt Kolleg:innen oder ganze Teams ein (z. B. Support-Team, KI-Entwickler).

8. Diskussion starten
   Klicken Sie auf „Erstellen“. Die Diskussion ist nun für alle Eingeladenen sichtbar und kommentierbar.

2. Diskussion verwalten & nutzen

• Anhänge & Transkripte
  Binden Sie Gesprächsaufzeichnungen, Chat-Logs oder CSV-Exports direkt in die Diskussion ein.

• Kommentarfunktionen
  Nutzen Sie Inline-Kommentare, um Passagen im Prompt oder Transkript zu markieren und Anmerkungen hinzuzufügen.

• Aufgaben ableiten
  Wandeln Sie Kommentare oder Entscheidungspunkte direkt in Callana-Tasks um („Aus Prompt­optimierung Aufgaben erstellen“).

• Abstimmungen & Umfragen
  Starten Sie Minipolls (z. B. „Welcher Einstiegs-Satz gefällt euch besser?“) und treffen Sie Entscheidungen daten­gestützt.

• Benachrichtigungen
  Erhalten Sie E-Mail- und In-App-Alerts bei neuen Antworten oder Erwähnungen.

3. Beispiel-Workflow: Prompt-Review

1. Diskussion starten
   Titel: „A/B-Test: Begrüßungs-Satz für Rückgabe-Agent“

2. Transkript anhängen
   Laden Sie die Audio-Transkripte der letzten 50 Calls hoch.

3. Tags setzen
   #Prompt-Review #A-B-Test

4. Kollegen einladen
   Support-Manager, KI-Trainer, Qualitätsmanagement

5. Feedback sammeln & Task erzeugen
   Markieren Sie Optimierungsvorschläge und generieren Sie daraus Tasks wie

   „Prompt anpassen: Kürzeren Einleitungssatz testen“

4. Automatisierte Diskussionserstellung per API (Optional)

POST /api/discussions
Content-Type: application/json
Authorization: Bearer <DEIN_API_TOKEN>

{
  "title": "Review: Eskalationsregel bei negativer Stimmung",
  "description": "Analyse von Call-Transkripten zur Evaluierung der Eskalationsschwelle bei negativer Stimmungserkennung.",
  "tags": ["#Eskalation","#Sentiment-Analyse"],
  "participants": ["user_123","team_qm"]

Antwort: HTTP 201 Created mit discussion_id und Metadaten der neu angelegten Diskussion.

Mit diesen Funktionen etablieren Sie in Callana ein strukturiertes Wissensmanagement, fördern gezielten Austausch und sichern die kontinuierliche Verbesserung Ihrer KI-Telefonagenten.

5. Vorteile

Automatisierte Diskussionserstellung per API eröffnet viele Möglichkeiten, Routine- und ereignisgesteuerte Austauschprozesse in Ihrer Organisation effizient abzubilden. Konkrete Anwendungsfälle:

1. Eskalationsdiskussion bei SLA-Verletzung

Sobald in Ihrem Analytics-Modul eine SLA (z. B. Antwortzeit > 2 Min.) überschritten wird, kann automatisch eine Diskussion angelegt werden:

• Titel: „SLA-Verletzung: Support-Antwortzeit > 2 Min.“

• Teilnehmer: Support-Manager, Agenten-Team

• Zweck: Ursachenanalyse und Sofort-Maßnahmen koordinieren

2. Qualitäts-Review nach negativer Sentiment-Erkennung

Erkennt Ihr Agent in Kundengesprächen eine negative Stimmung (z. B. „sehr unzufrieden“), kann eine Diskussion gestartet werden:

• Tags: #Sentiment-Analyse, #Qualitätssicherung

• Anhänge: Transkript der letzten Call-Stunde

• Ziel: Verbesserungsmaßnahmen für Gesprächsskripte ableiten

3. Prompt-A/B-Test-Dokumentation

Wenn Sie einen A/B-Test für verschiedene Begrüßungs-Prompts fahren, lässt sich für jedes Test-Experiment automatisch eine Diskussionsrunde eröffnen:

• Titel: „A/B-Test Begrüßung: Variante A vs. B“

• Paramater: Aufrufstatistiken, Konversionsraten, Feedback-Summaries

• Nutzen: Zentrale Auswertung und Entscheidungsvorlage

4. Release-Planung & Roll-out-Feedback

Nach dem Einspielen neuer Agenten-Versionen oder Konfigurations-Änderungen startet die CI/CD-Pipeline eine Diskussion:

• Thema: „Release 2.3: Neue Eskalationslogik“

• Teilnehmer: DevOps, KI-Trainer, Support

• Aufgabe: Fehlerberichte sammeln, Hotfix-Requests priorisieren

5. Onboarding neuer Funktionen

Sobald ein neues Feature (z. B. „Mehrsprachigkeit“) per API aktiviert ist, wird eine Wissens-Diskussion angelegt:

• Inhalt: Bedienungsanleitung, Best Practices, FAQ

• Ziel: Schulung und Feedback der ersten Nutzer sicherstellen

6. Monatliche Performance-Roundtable

Ein cron-Job legt am Monatsanfang automatisch eine Diskussionsrunde an:

• Titel: „Monatliches KPI-Review – April 2025“

• Anhänge: Report-Charts, Trend-Tabellen

• Teilnehmer: Management, Team-Leads

Mit diesen automatisierten Workflows schaffen Sie in Callana einen nahtlosen Informationsfluss, reduzieren manuellen Koordinationsaufwand und sorgen dafür, dass relevante Stakeholder stets zeitnah eingebunden werden.